工事管理システムが自社に合わないと感じる理由｜既製品で収まらない部分をどうするか

工事管理システムを導入したのに、現場でしっくりこない。使ってはいるけれど、痒いところに手が届かない。結局、肝心なところはExcelや手作業で補っている。こういう声を、工事会社の現場でよく聞きます。

工事管理システムは年々充実していて、選択肢もかなり増えました。それでも「自社に合わない」と感じる会社が後を絶たないのは、製品の出来が悪いからではありません。工事会社の業務が、会社ごとにあまりにも違うからです。この記事では、なぜ既製の工事管理システムが合わないと感じるのか、その構造を解きほぐした上で、既製品で収まらない部分をどうすればいいかを整理します。

工事管理システムを入れても、現場に合わないと感じる

工事管理システムを導入した会社が抱える不満は、たいてい「機能が足りない」という単純な話ではありません。むしろ、機能はたくさんある。あるけれど、自社の業務の流れと、システムが想定している流れが、微妙にズレている。この微妙なズレが、日々の使いにくさになります。

たとえば、現場ごとの収支をリアルタイムで見たいのに、既製のシステムではそれができず、結局月末にならないと利益が見えない。工程表のカレンダーが、自社の工事の進め方に合っていなくて、絶妙に使いづらい。こうした「あと一歩、自社に寄せてくれれば」という不満が積み重なっていきます。

機能が無いわけではなく、自社にぴったり合っていない。この感覚が、「工事管理システムが合わない」の正体です。そして、これは特定の製品を別の製品に乗り換えても、多くの場合、解決しません。なぜなら、既製品である以上、どの製品も「多くの工事会社に共通する標準的な業務」を想定して作られているからです。問題は、その標準から、自社の業務がどれだけはみ出しているか、にあります。

工事会社は、会社ごとに業務がここまで違う

工事会社の業務が、会社ごとにどれだけ違うか。実際に複数の工事会社を見てくると、共通点を探すより、違いの多さに驚きます。

工事の期間ひとつとっても、単日で完結する工事をこなす会社もあれば、数ヶ月にわたって一つの工事を進める会社もあります。1日に複数の現場を同時に施工する会社もあれば、1日1案件にじっくり取り組む会社もある。この違いだけで、工程表やカレンダーの「ベストな見え方」は、まったく変わります。単日・複数案件の会社に最適なカレンダーと、長期・単一案件の会社に最適なカレンダーは、別物です。既製品はどこかに標準を置いて作るので、自社の工事スタイルとその標準がズレていると、カレンダーが使いづらく感じます。

管理すべき項目も、会社によってばらばらです。特別な車両が必要な会社なら、工事に紐づけてその車両を管理する必要があります。特定の機材を多く扱う会社なら、機材の管理が業務の中心になります。こうした「自社特有の管理項目」は、汎用の工事管理システムには用意されていないことが多い。

さらに言えば、同じ電気工事会社でも、一般住宅向け、ビルや商業施設向け、工場やプラントの設備向け、鉄道などのインフラ向け、送電や配電の設備向けでは、やる内容がまったく違います。ほとんど別業種と言っていいくらい、扱う対象も、必要な管理も、現場の進め方も異なる。「電気工事会社向け」と一括りにしたシステムが、すべての電気工事会社にフィットすることは、まずありません。

工事会社の業務には、これといった共通の型がない。むしろ、会社ごとにバラバラであることが、この業界の特徴です。だから、一つの標準で作られた既製品が、多くの会社で「あと一歩合わない」となるのは、構造的に避けられないことなんです。

「施工管理」向けは充実しても、「現場作業会社」は難しい

ここで、工事管理システムを考えるときに、見落とされがちな区別があります。施工管理と、現場作業は、別物だということです。

施工管理は、工事全体の工程計画を立て、進捗を監視し、関係者間で図面や写真を共有し、納期を守るために全体を統括する仕事です。元請けや現場監督が担う領域と言ってもいい。市場に出回っている工事管理システムの多くは、この施工管理の領域に向けて作られていて、工程共有、図面管理、写真管理、現場と事務所の情報連携といった機能が充実しています。施工管理向けのシステムは、選択肢も豊富で、かなり成熟してきています。

一方で、現場作業会社、つまり実際に手を動かす専門工事会社の業務は、施工管理とは違う論理で動いています。日々の作業の段取り、職人や人員の手配、自社特有の機材や車両の管理、そして何より、案件ごとの原価管理と積算。こうした領域は、施工管理向けのシステムの守備範囲から外れがちです。

施工管理向けのシステムが充実してきた一方で、現場作業会社にぴったり合うシステムは、なかなか見つかりにくいのが実情です。理由は前の章と同じで、現場作業会社の業務こそ、会社ごとにバラバラだからです。施工管理は、業界全体である程度標準化されているので、既製品が作りやすい。でも現場作業は、扱う工事の種類や、会社の規模、仕事の進め方によって、必要な管理がまったく変わる。だから、汎用の型に落とし込みにくい。

自社が「工事管理システムが合わない」と感じているとき、その自社が施工管理側なのか、現場作業側なのかを見極めると、原因がはっきりすることがあります。現場作業側なら、そもそも既製品で完全にフィットするものを探すこと自体が、難しい挑戦だということです。

既製品が合わないと、何が見えなくなるか

工事管理システムが自社に合わないことの本当の問題は、使い勝手の悪さだけではありません。経営に必要な数字が見えなくなることです。

実際にあったケースを紹介します。ある工事会社は、工事会社向けのSaaSを使っていましたが、現場ごとの収支をリアルタイムで把握できませんでした。工程表のカレンダーも、自社の工事の進め方に微妙に合っていない。使えてはいるけれど、肝心の「今、どの現場がどれだけ儲かっているのか」が、すぐには見えない状態でした。

業務に合わせて作り直したシステムを導入して、案件ごとの利益率がリアルタイムで見えるようになったところ、案件によって利益率に大きな差があることが判明しました。原因は、見積もりの精度の低さと、案件の特性によって利益率が構造的に異なることでした。これが見えたことで、その会社は、利益率の高い特性を持つ案件の獲得に力を注ぐ、という動きができるようになりました。見えていなかったから打てなかった手が、見えたことで打てるようになったわけです。

もう一つのケースは、もっと深刻でした。年商5億円規模の工事会社が、Excelと紙で管理を続けていました。その結果、請求漏れが起きていたり、外注先から消費税を二重に上乗せして請求されていたり、といったことが起きていて、単月で200万円もの無駄が発生していました。さらに、売上が1.5億円も伸びたのに、赤字に転落してしまい、その原因が分からないと経営者が頭を抱えていました。

この会社では、案件ごとの粗利を見える化し、積算の段階と工事後の実際の経費の差異が見えるようにしました。すると、どこで利益が漏れているのかが、はっきり分かるようになりました。Excelと紙のままでは、どんぶり勘定で全体しか見えず、個々の案件のどこで損が出ているのかが分からなかった。それが、案件単位で見えるようになったことで、原因を特定できるようになったわけです。Excelや紙の管理が限界を迎えるサインについては、Excel管理が限界になる会社の特徴で詳しく書いています。

既製品が合わない、あるいはそもそもシステム化していないと、こうやって経営に必要な数字が見えなくなります。そして、見えないものは、改善できません。

業務に合わせて作ると、何が変わるか

既製品で収まらない部分は、業務に合わせて作ることで埋められます。ただ、これは単に「機能を足す」という話ではありません。

さきほどの年商5億円の会社では、もう一つ大きな変化がありました。その会社では、積算から見積もりまでを行えるのが社長だけでした。長年の経験で培った、原価を積み上げて受注金額を決めるまでのノウハウが、社長の頭の中にだけあって、他の人には再現できない。これは多くの工事会社が抱える、属人化の問題です。

このケースでは、社長の頭の中を整理するところから伴走しました。社長が無意識にやっている積算と見積もりの判断を、一つずつ言葉にして、ロジックとして整理する。そして、そのロジックをシステムに組み込みました。その結果、これまで社長しかできなかった積算から見積もりまでを、現場責任者もできるようになりました。社長の経験が、システムを通じて、組織の能力に変わったわけです。

これは、既製の工事管理システムでは絶対にできないことです。なぜなら、その会社の社長の積算ノウハウは、その会社にしかない独自のものだからです。汎用のシステムに、特定の会社の社長の頭の中は入っていません。業務に合わせて作るというのは、こうした、その会社にしかない価値を、システムとして形にすることでもあります。

業務に合わせて作ると変わるのは、使い勝手だけではありません。見えなかった数字が見えるようになり、属人化していたノウハウが組織に広がり、経営の打ち手が増える。既製品の使いにくさを解消する以上の意味が、そこにはあります。

これは、工事業界に限った話ではない

ここまで工事会社の話をしてきましたが、「既製の業界向けシステムが自社に合わない」という現象は、工事業界に限ったことではありません。業務の独自性が強い業界では、どこでも起こり得ます。業界向けと銘打ったシステムが、その業界のすべての会社にフィットすることは、まずないからです。

ただし、すべての業界がそうだというわけではありません。業務が標準化されている業界では、既製のシステムやSaaSで十分に足りることもあります。たとえば美容院は、業務がシンプルで、予約プラットフォームを起点に業務が回る構造が業界全体で標準化されているので、SaaSがよくハマります。クリニックも、医療系の法律で業務の形がかなり決まっているので、業界向けのシステムがフィットしやすい。

分かれ目は、その業界、その会社の業務が、どれだけ標準化されているか、どれだけ独自性が強いかです。標準的な業務なら既製品で足りるし、独自性が強いなら、業務に合わせて作ったほうがいい。工事会社、特に現場作業会社は、後者の典型だというだけのことです。自社がどちらなのかを見極めることが、システム選びの出発点になります。この、業務の独自性でSaaSかオーダーメイドかの答えが変わる構造は、SaaSとオーダーメイド、本当に安いのはどっちかで費用面から整理しています。

工事管理システムが自社に合わないと感じるのは、製品が悪いからではなく、工事会社の業務が会社ごとにバラバラで、既製の標準的な型に収まらないからです。特に現場作業会社では、原価管理や積算、自社特有の管理項目が、汎用の施工管理システムではカバーしきれません。既製品で収まらない部分は、業務に合わせて作ることで埋められ、それは使い勝手の改善にとどまらず、見えなかった数字や、属人化していたノウハウを、経営の力に変えることにつながります。