システムを作り直すとき、フルスクラッチとSaaSのどちらでもない選択肢

今使っているシステムが、どうも自社に合わない。機能は多いのに、肝心なところで痒いところに手が届かない。使わない機能ばかりで、月額だけがかさむ。こうした不満から、システムを作り直したい、乗り換えたいと考える中小企業は少なくありません。

ところが、いざ作り直そうとすると、多くの会社が手詰まりになります。システム会社に相談したら、見積もりが高すぎて断念した。別のパッケージを検討したら、これも自社の業務には合わなかった。自分たちでなんとかしようとしたが、一部しか改善できなかった。作り直したいのに、現実的な選択肢が見つからない。この記事では、システムを作り直そうとするときに直面する、いくつかの手詰まりのパターンを整理した上で、そのどれでもない選択肢について書きます。

既存システムを作り直したいのに、手詰まりになる

システムの作り直しを考えるきっかけは、たいてい、今使っているものへの不満です。

多いのは、既存のSaaSやパッケージの限界を感じるケースです。導入したときは良さそうに見えたけれど、使ってみると、自社の業務の細かい部分に対応できない。機能はたくさんあるのに、そのほとんどは使わず、本当に必要な機能は用意されていない。結局、システムでできない部分を、Excelや手作業で補うことになる。高い月額を払っているのに、業務が楽になった実感がない。

実際、有名なSaaSから乗り換えたいという相談は、よくあります。理由を聞くと、たいてい同じで、機能が多すぎて使いこなせないことと、肝心の痒いところに手が届かないこと。多機能をうたう製品ほど、自社には不要な機能が大半で、その一方で、自社の業務に本当に必要な細かい部分は、標準機能にない。有名で実績のある製品を選んだのに、自社にはオーバースペックで、しかも肝心なところが足りない。この居心地の悪さが、作り直しを考えるきっかけになります。

こうして「今のシステムを作り直したい」と思い立つのですが、そこから先で、多くの会社がつまずきます。作り直すための選択肢が、どれも一長一短で、決め手を欠くからです。次に、よくある選択肢と、それぞれがなぜ手詰まりになるのかを見ていきます。

選択肢1：フルスクラッチ開発は、見積もりが高額で断念しがち

まず思い浮かぶのが、自社専用にゼロから作る、フルスクラッチ開発です。自社の業務に完全に合わせて作れるので、理屈の上では理想的です。

ところが、現実には、見積もりを見て断念するケースが非常に多い。既存のSaaSの限界を感じて、システム会社に相談してみたら、フルスクラッチの見積もりが数百万から数千万円で、とても手が出せなかった。地元のシステム会社に相談しても、やはり高額で、諦めた。こういう話を、本当によく聞きます。

フルスクラッチが高額になるのは、構造的な理由があります。ゼロからすべてを作るので、要件定義から設計、開発、テストまで、膨大な人手と時間がかかる。その人件費が、そのまま費用に乗ってくる。大企業なら投資できても、中小企業にとっては、現実的な金額ではないことが多い。理想的だけれど、高すぎて選べない。これが、1つ目の手詰まりです。

そして、この「見積もりを見て断念」というのは、単にお金の問題では終わりません。断念した会社は、結局、不満を感じていた元のシステムを、そのまま使い続けることになる。作り直したいという気持ちはあるのに、現実的な手段がないので、我慢して使い続ける。この状態が何年も続くと、業務の非効率も、使いにくさも、ずっと放置されたままになります。高額なフルスクラッチしか選択肢がないと思い込んでいると、作り直し自体を諦めてしまうわけです。

選択肢2：大手ERPやSaaSは、業務に合わず結局Excelで補う

次の選択肢が、大手のERPや、評判のいいSaaSを導入することです。実績があって、多くの企業が使っている製品なら安心だ、という発想です。

ところが、これも中小企業では、うまくいかないことが多い。大手のERPやSaaSは、多くの企業に使ってもらうために、標準的な業務を前提に作られています。だから、自社の業務が標準から外れる部分では、対応できない。機能は豊富でも、自社のやり方にぴったりは合わない。

結果として、何が起きるか。システムで対応できない部分を、また別途Excelで補うことになります。システムの前後の工程を、手作業やスプレッドシートでつなぐ。せっかく高機能なシステムを入れたのに、肝心の自社特有の業務は、相変わらずExcelで管理している。システムと手作業が併存して、二重管理になる。しかも、使わない機能まで含んだ料金を払い続ける。業務を諦めて製品に合わせるか、合わない部分をExcelで補い続けるか。これが、2つ目の手詰まりです。

この「製品に業務を合わせる」という妥協は、特に、独自の強みを持つ会社ほど、痛みが大きくなります。その会社が他社と差別化できている部分、つまり独自の業務のやり方こそ、標準的な製品では扱えない部分だからです。製品に合わせて業務を単純化すると、その独自性が削られてしまう。かといって、独自の部分をExcelで補い続けると、システム化した意味が薄れる。会社の強みを支えている業務ほど、既製品では受け止めきれず、この妥協のジレンマが深くなるわけです。作り直しで既製品を選ぶと、この根本的な問題が、また繰り返されます。

選択肢3：AIで自作しても、一部の改善どまり

最近増えてきたのが、AIを使って自分たちでなんとかしようとするケースです。生成AIにプログラムのコードを書いてもらって、スプレッドシートに機能を足す。表計算の一部の作業を自動化する。

これは、手軽に始められて、一部の作業は確かに楽になります。ただ、これで業務システムの代わりになるかというと、そうはいきません。AIに書いてもらったコードでできるのは、あくまでスプレッドシートの上での、部分的な改善です。ほんの一部の作業を自動化できるだけで、業務全体を支える仕組みにはならない。

結局、スプレッドシートというものの限界の中で、いかに便利にするか、という話にとどまります。複数の業務をつないだり、複数人が同時に使う本格的な運用に耐えたり、データを構造的に管理したり、といったことは、スプレッドシートの延長では難しい。一部は改善できても、根本的な作り直しにはならない。これが、3つ目の手詰まりです。

それに、AIで書いたコードを自社で使い続けるには、別の難しさもあります。コードを書いた本人しか中身が分からず、不具合が出たときに直せない。担当者が異動や退職でいなくなると、誰も触れなくなる。手軽に始められる反面、その場しのぎの改善が積み重なって、かえって属人的でもろい仕組みになっていくこともあります。目の前の作業は少し楽になっても、会社の業務を長く支える土台にはなりにくい。AIを部分的に使うことと、業務システムを持つことは、別の話だと考えたほうがいいんです。

どれでもない、第三の選択肢

フルスクラッチは高すぎる。大手ERPやSaaSは業務に合わない。AI自作は一部しか改善できない。こうして見ると、システムを作り直したい中小企業は、どの選択肢でも手詰まりになりがちだと分かります。

でも、これらの選択肢は、両極端なんです。一方に「高額だが完全に自社に合うフルスクラッチ」があり、もう一方に「安いが自社に合わない既製品」がある。その中間が、ずっと空白でした。自社の業務に合っていて、かつ、中小企業でも手が届く価格。この組み合わせがありませんでした。

OneTraceは、まさにこの中間を埋めるサービスです。自社の業務に合わせて作るフルオーダーメイドでありながら、月3万円から持てる。ここまで挙げた三つの手詰まりに、一つずつ照らしてみると、その位置づけがはっきりします。

まず、フルスクラッチの「高額で断念」に対して。OneTraceが月3万円から提供できるのは、開発のやり方が違うからです。従来のフルスクラッチが高額だったのは、すべてを人手でゼロから作っていたから。OneTraceは、最新のAI技術を活用して開発を効率化し、さらに、業務を理解した上で本当に必要な機能だけに絞って作ります。念のためであれこれ機能を盛り込むのではなく、その会社に要るものだけを作るから、無駄な工数が出ない。この効率化のぶん、価格を抑えられる。フルオーダーなのに、見積もりを見て断念するような金額にはならない。

次に、大手ERPやSaaSの「業務に合わずExcelで補う」に対して。OneTraceは、その会社の業務に合わせてゼロから設計するので、既製品のように業務を製品に合わせる必要がありません。これまでExcelで補っていた部分も、最初からシステムに組み込める。使わない機能に料金を払うこともなく、自社に必要な機能だけを持つ。既製品に感じていた「痒いところに手が届かない」が、そもそも起きない作り方です。

そして、AI自作の「一部改善どまり」に対して。OneTraceは、スプレッドシートの上での部分的な自動化ではなく、業務全体を支える本格的な仕組みを作ります。複数の業務をつなぎ、複数人で使い、データを構造的に管理する、そういう土台になる。しかも、その設計と最終的な品質には、業務を理解した人間が責任を持つ。AIは開発を効率化する道具として使い、判断と責任は人が握る。だから、AI任せの自作とは違って、会社の業務を長く支えられる仕組みになります。

つまりOneTraceは、フルスクラッチほど高くなく、既製品のように業務を諦めることもなく、AI自作のように一部で終わることもない。三つの手詰まりのどれにも当てはまらない、第三の道です。作り直したいけれど選択肢がないと感じていた会社にとって、現実的に手が届く道になります。

大事なのは、作り直しの目的を見失わないことです。そもそも、なぜ作り直したいのか。それは、今のシステムが自社の業務に合っていないからでした。だとすれば、選ぶべきは、自社の業務に合うシステムです。高額すぎて選べないのも、安いけれど業務に合わないのも、この目的から外れている。自社の業務に合っていて、かつ現実的な価格で持てる。この条件で選ぶことが、作り直しを成功させる出発点になります。

使いにくい既存システムを作り直したい中小企業は、高額で断念するフルスクラッチ、業務に合わずExcelで補うことになる大手ERPやSaaS、一部しか改善できないAI自作、といった選択肢のどれかで、手詰まりになりがちです。これらは、高額だが自社に合うものと、安いが自社に合わないものの、両極端でした。その中間、つまり自社の業務に合っていて、かつ中小企業でも手が届く価格、という選択肢が、作り直しの現実的な答えになります。