人を増やせない会社が、人手不足を乗り切る方法｜今いる人を本来業務に集中させる

人手不足は、今や多くの中小企業にとって、最も切実な経営課題のひとつです。募集を出しても応募が来ない、採用できても定着しない、ベテランが抜けると業務が回らない。人を増やそうにも、増やせない。この状況で、どう事業を回していくかに、頭を悩ませている経営者は少なくありません。

人手不足への対処というと、まず採用を強化する、待遇を改善する、という話になりがちです。もちろんそれも大事ですが、採用競争で大企業に伍していくのは、中小企業にとって簡単ではありません。人を増やす以外の道も、同時に考える必要があります。

この記事では、人を増やさずに人手不足を义り切る、もうひとつの道について書きます。結論を先に言うと、今いる人が、本来やるべき仕事に集中できる仕組みを作ることです。一人当たりが生み出せる成果を上げられれば、同じ人数でも、こなせる仕事は増えます。そして、その仕組みづくりには、業務に合わせたシステム化が効きます。

人手不足に、採用だけで立ち向かうのは難しい

人手不足を、採用だけで解決しようとするのは、中小企業にとって分の悪い戦い方です。

採用市場では、知名度も待遇も大企業が有利です。中小企業が同じ土俵で人材を取り合っても、勝ちにくい。仮に採用できても、教育に時間がかかり、戦力になる前に辞めてしまうこともある。採用と教育には、お金も時間もかかるのに、それが実を結ぶとは限らない。

もちろん、採用を諦めるべきだという話ではありません。採用は採用で続けるべきです。ただ、採用「だけ」に頼ると、人が採れない限り、人手不足はずっと解決しないことになります。人が採れないなら、今いる人でどう回すかを、並行して考えないといけない。

ここで効いてくるのが、今いる人の生産性を上げる、という発想です。一人が同じ時間でこなせる仕事が増えれば、人を増やさなくても、会社全体の処理能力は上がります。人手不足の本質は「人が足りない」ことですが、見方を変えれば「今いる人の時間が、本来やるべきでないことに奪われている」ことでもあります。ここに手を打てば、採用に頼らずとも、状況は改善できます。

しかも、生産性を上げる取り組みには、採用にはない利点があります。今いる人の負担が減ることで、働きやすさが上がり、定着率の改善にもつながる点です。事務作業に追われて疲弊している状態が続くと、人は辞めていきます。採用しても定着しない会社は、この悪循環に陥っていることが多い。負担を減らして本来業務に集中できる環境を作れば、採用した人も辞めにくくなる。生産性の向上は、人手不足の入口（採れない）と出口（辞める）の両方に効く打ち手です。

ツールを寄せ集めても、人手不足は解決しない

人手不足をシステムで解決しよう、という話になると、よく出てくるのが、既製のツールやSaaSを導入する、自動化ツールで単純作業を減らす、という方向です。経費精算ツール、請求書管理SaaS、RPAによる作業の自動化。こうしたツールは、確かに特定の作業を効率化します。

ただ、これらを寄せ集めても、人手不足が本質的に解決するとは限りません。理由は、これまでの記事でも繰り返し触れてきた通り、既製のツールは自社の業務にぴったり合わないことが多いからです。ツールごとに別々の場所に情報が入り、ツール間の連携を人が手作業で埋めることになる。一つの作業は効率化されても、ツールをまたぐ手間が新しく生まれて、全体としては思ったほど楽にならない。

それに、既製ツールが効率化できるのは、どの会社にも共通する標準的な作業に限られます。経費精算や請求書の処理のような、定型業務です。でも、中小企業の現場で人の時間を奪っているのは、そういう標準的な作業だけではありません。その会社特有の、複雑に絡み合った業務の中に、人の時間を無駄に消費しているポイントが隠れている。そこは、既製ツールの寄せ集めでは手が届きません。

人手不足を本当に解消したいなら、ツールを増やすことではなく、自社の業務のどこで人の時間が奪われているかを見極めて、そこを丸ごと作り変える発想が要ります。

本当に必要なのは、人を本来業務に集中させること

人手不足への対処として、いちばん本質的なのは、今いる人を、本来やるべき仕事に集中させることです。

どんな会社にも、その人にしか出せない価値がある仕事と、本来その人がやらなくてもいい仕事があります。営業担当なら、商談や提案が本来の仕事で、報告書の作成やデータの転記は、できれば手放したい作業です。設計者なら、設計そのものが本来の仕事で、見積もりの計算や事務処理は、付随的な作業です。ところが現場では、この本来やるべきでない作業に、かなりの時間が奪われている。

たとえば、ある営業会社では、営業担当が毎日2時間ほどを、案件管理や顧客管理、報告書の作成といった事務作業に取られていました。営業10人なら、1日20時間、月にすれば400時間以上が、本来の営業活動ではない作業に消えている計算です。この400時間を営業に戻せれば、人を増やさなくても、営業の総量は大きく増えます。

人手不足の現場で起きているのは、たいていこれです。人が足りないというより、今いる人の時間が、本来の仕事ではないところに流れ出している。その流れを止めて、本来業務に時間を戻すことが、一人当たりの生産性を上げるということです。そして、これは採用と違って、自社の工夫でコントロールできる領域です。

「人がやらなくていい仕事」と「人にしかできない仕事」を分ける

本来業務に集中させるためには、まず、業務を2つに分ける必要があります。人がやらなくていい仕事と、人にしかできない仕事です。

人がやらなくていい仕事とは、ルールに従えば誰がやっても同じ結果になる作業です。データの転記、定型的な計算、決まった書類の作成、情報の集計。こうした作業は、人の判断や経験が活きる余地が少なく、仕組みに任せられます。むしろ、人がやると、時間がかかる上にミスも起きる。

人にしかできない仕事とは、その人の経験、判断、感覚が成果を左右する仕事です。顧客との関係づくり、提案内容の組み立て、設計やデザイン、現場での咄嗟の判断。こうした仕事は、人がやることに価値があり、仕組みに置き換えられません。

人手不足を乗り切る鍵は、この2つを分けて、前者を仕組みに任せ、後者に人の時間を集中させることです。今、多くの会社では、この2つが混ざったまま、人が両方を抱えている。人にしかできない仕事をやるべき人が、人がやらなくていい仕事に時間を取られている。ここを切り分けて、やらなくていい仕事から人を解放すれば、同じ人数でも、付加価値を生む仕事の総量が増えます。

この切り分けは、その会社の業務をよく理解しないとできません。何が定型作業で、何が人の判断を要する仕事かは、会社によって違うからです。だからこそ、自社の業務に合わせた設計が必要になります。

そして、この切り分けには、もう一つ見落とされがちな効果があります。人がやらなくていい仕事から解放されることで、現場の人のモチベーションが上がることです。意味を感じにくい単純作業を延々とやらされる状態は、人のやる気を削ります。逆に、自分にしかできない仕事に集中できると、仕事の手応えが増し、成長の実感も得られる。生産性が上がるだけでなく、働く人の満足度も上がる。人手不足の時代に、今いる人に気持ちよく働き続けてもらうことの価値は、年々大きくなっています。仕事の切り分けは、効率の話であると同時に、人を大切にする話でもあります。

自社の業務に合わせて作るから、生産性が上がる

人がやらなくていい仕事を仕組みに任せる、と言っても、その仕組みが自社の業務に合っていなければ、効果は出ません。だから、既製のツールではなく、自社の業務に合わせて作ることが効いてきます。実際の例を、いくつか紹介します。

ある内装工事の会社では、見積もりや事務作業に多くの時間が取られていました。設計者が、本来集中すべきデザインや設計に使える時間が、事務処理に削られていた。業務に合わせたシステムを導入して、見積もりや事務作業の負担が大きく減り、デザインや設計そのものに時間を集中できるようになりました。設計者が、設計という本来業務に専念できるようになったわけです。

ある運送会社では、扱う配車の数が増えるにつれて、事務作業に時間が取られ、ミスも増えていました。業務に合わせたシステムを入れたことで、配車さえ登録すれば、請求書や支払いに関する計算も、ドライバーの手当の計算も、自動で処理されるようになりました。これまで人が手作業でやっていた計算が不要になり、その時間とミスのリスクが、まとめて消えたわけです。

ある会社では、代理店の顧客管理のために、本体と代理店のあいだのやり取りに、多くのコミュニケーションコストがかかっていました。本体と連動するシステムを提供したことで、代理店の顧客管理が本体と連動し、本体側でリアルタイムに状況を把握できるようになりました。これまで連絡を取り合って確認していた手間が、仕組みによって不要になったわけです。

これらに共通するのは、その会社の業務の中で、人の時間を奪っていた特定のポイントを見極めて、そこを業務に合わせて作り変えた、という点です。既製のツールを当てはめたのではなく、その会社の業務の形に沿って、人がやらなくていい部分を仕組みに移した。だから、現場の人は、本来やるべき仕事に時間を戻せた。一人当たりの生産性が上がるというのは、こういうことです。

人手不足は、人を増やすことだけでは解決しません。今いる人が、その人にしかできない仕事に集中できる環境を作ること。そのために、人がやらなくていい仕事を、自社の業務に合った仕組みに任せること。これが、人を増やせない会社が、人手不足を乗り切るための、現実的な道です。