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Word内でChatGPTが使える新機能、社内メールやファイルも参照して文書作成
文書作成の合間に関連メールやファイルを探し回る作業が、この発表で減る可能性があります。Word上でChatGPTが使えるようになり、社内の情報を参照しながら下書きや編集ができるようになりました。
何が起きたか
OpenAIは、Microsoft Word上でChatGPTを利用できる「ChatGPT for Word」の提供を開始しました。無料プランを含む、すべてのプランで利用できます。利用にはMicrosoft MarketplaceからChatGPTのアドインをインストールし、ChatGPTアカウントでサインインする必要があります。
ChatGPT for Wordでは、Wordを離れることなく文書の作成や編集、書式設定を行えます。文章の論点整理や一部の書き直し、下書きの検討などにChatGPTを利用できます。
さらに、OutlookやSharePoint、Google Workspace、Dropboxといった接続済みアプリから、関連するメールやファイル、チーム内の情報を参照する機能にも対応しました。これらの情報を文書作成時のコンテキストとして利用できる点が特徴です。
なお、ChatGPTのアドインはWordだけでなく、ExcelやPowerPointでも利用できます。導入時にはMicrosoft管理者によるアクセス許可が必要になる場合があるといいます。
背景・解説
「アドイン」とは、既存のソフトウェアに機能を追加する拡張プログラムのことです。今回のケースでは、Wordというアプリケーションの中にChatGPTの機能を組み込む仕組みを指します。これまでChatGPTを使うには別のブラウザやアプリを開く必要がありましたが、アドインによって同じ画面内で作業を完結させられるようになります。
今回の発表で特に目立つのは、単なる文章生成にとどまらず、OutlookやSharePointなど社内で使われているアプリと接続し、メールやファイルの内容を参照できる点です。これにより、ChatGPTは一般的な知識だけでなく、社内の具体的な情報を踏まえた提案を返せるようになります。
データの扱いについては、契約プランによって差があります。Business、Enterprise、Edu、Teachersのプランでは、入力データはデフォルトでOpenAIのモデル学習には使われない仕組みになっています。無料プランやPlusなど個人向けプランでの扱いは、企業向けプランとは条件が異なる可能性があるため、利用前に確認が必要です。
仕事や業務への影響 — AI Topicaの見方
社内文書の下書きに時間を取られている実務担当者ほど、この機能の効果を実感しやすくなります。例えば、総務担当が1人しかいない従業員30人程度の会社で、規程文書や取引先向けの案内文をゼロから書いている場合、関連するメールの内容をChatGPTが参照しながら下書きを作れるため、資料集めと構成づくりにかかる時間を減らせます。
一方で、この機能が最も効くのは「情報が社内アプリに散らばっている」状況です。営業資料や議事録がOutlookやSharePoint、Dropboxなどに分散している会社では、ChatGPTがそれらを横断的に参照できることが作業時間の短縮につながります。逆に、文書のほとんどを1人が手元のメモだけで完結して作っているような小規模チームでは、既存の使い方と比べた効果は限定的です。
導入を検討する情報システム部門は、まず対象アプリの接続範囲と、誰がどの情報にアクセスできるかを整理すべきです。例えば従業員50人のIT部門が導入する場合、営業部の顧客メールまで参照範囲に含めるかどうかを、部門ごとに事前に決めておく必要があります。全社一律で許可を出すのではなく、部署単位で段階的に広げる進め方が現実的です。
コストの面では、無料プランでも利用できる点は導入の壁を下げます。まずは無料プランで数人の担当者に使わせて、実際にどれだけ下書き作成の時間が減るかを試してから、有料プランへの拡大を判断する進め方で十分です。
不確かな点・注意
出典には、日本語での利用可否や、日本国内での提供開始時期についての具体的な記載がありません。国内企業が実際にいつから使えるかは、公表された内容だけでは判断できません。
社内アプリとの接続機能がどこまで細かい範囲で情報を参照するのか、権限設定の詳細も明らかにされていません。Microsoft管理者による許可が必要になる場合があるとされていますが、その具体的な設定手順や制限内容は不明です。
無料プランにおけるデータの学習利用に関する条件も、企業向けプランと同じ扱いなのか異なるのか、出典からは判断できません。導入を検討する際は、契約前にデータ取り扱いの詳細を確認する必要があります。